Bagian 3 - Bekerja Lebih Lanjut dengan Cell

Pada bagian kedua kita telah mempelajari bagaimana cara memasukkan data dan rumus pada cell. Tapi ada operasi lain seperti duplikasi ataupun pemindahan cell. Bagian ketiga dari seri tutorial dasar ini akan memperkenalkan hal tersebut.

Melakukan Duplikasi Cell

1. Buka kembali file BelajarExcel.xls yang telah Anda kerjakan di bagian 2.
2. Arahkan cell ke alamat B1, dan tekan tombol CTRL + C (copy). Terlihat pembatas di sekeliling active cell akan memiliki animasi garis berjalan seperti semut (marching ants).
3. Arahkan cell ke alamat B2, dan tekan tombol CTRL + V (paste). Isi cell akan diduplikasi dari cell B1.
   
   
4. Selesai.

Memindahkan Cell - Cara Pertama

1. Arahkan cell ke alamat B2, dan tekan tombol CTRL + X (cut). 
2. Arahkan cell ke alamat C1, dan tekan tombol CTRL + V (paste). Isi cell akan dipindahkan dari alamat B2 ke alamat C1.
   
   
3. Selesai.

Memindahkan Cell - Cara Kedua

1. Arahkan cell ke alamat C1, dengan menggunakan mouse arahkan ke sisi tepi dari active cell sampai muncul cursor 4 sisi panah dan klik mouse Anda - seperti ditunjukkan pada gambar berikut.
   
   
2. Dengan tetap tidak melepaskan tombol mouse Anda, arahkan cell tersebut ke alamat B2 dan lepaskan klik tombol Anda. Cell telah  dipindahkan dari alamat C1 ke alamat B2.
   
   
3. Selesai.

Menyisipkan Kolom Baru

1. Klik heading "A" pada bagian atas worksheet sehingga seluruh cell pada kolom "A" menjadi aktif.
   
   
2. Klik kanan pada kolom tersebut sehingga memunculkan kontekstual menu, pilih Insert.
   
   
3. Kolom baru telah disisipkan pada heading "A", sehingga isi sebelumnya bergeser ke kolom setelahnya.
   
   
4. Dengan prinsip yang sama, Anda dapat menyisipkan baris melalui menu insert pada kontekstual menu di heading baris.
5. Selesai.

Membuat Nomor Urut

1. Pada cell A1, isi dengan angka 1.
2. Pada cell A2, isi dengan angka 2.
3. Arahkan kembali cell ke A1, kemudian tekan tombol SHIFT + [Tombol Panah Bawah]. Terlihat kita saat ini memiliki 2 active cell, yang akan kita sebut kemudian dengan cell range karena terdiri dari lebih dari satu active cell.
   
   
4. Perhatikan bahwa pada bagian kanan bawah active cell selalu terdapat kotak kecil hitam yang dinamakan dengan fill handle (lihat gambar).
   
   
5. Sekarang mari kita arahkan mouse tepat ke fill handle tersebut, klik dan tahan tombol mouse kita.
6. Dengan tetap menahan tombol mouse, arahkan fill handle beberapa baris ke bawah sebelum melepaskan tombol mouse kita.
   
   Kita akan mendapatkan suatu deretan nomor urut sepanjang tarikan mouse tadi. Mudah bukan ?
   
   
7. Selesai

Kesimpulan

Bagian 3 ini kita berkenalan dengan beberapa operasi dasar cell :

• duplikasi atau copy.
• pemindahan atau move.
• penyisipan cell atau insert.

Telah diperkenalkan juga fill handle pada active cell yang berfungsi untuk melakukan duplikasi maupun pengisian deret urut.

Pada bagian empat kita akan membahas contoh mengenai penggunaan dasar rumus dan fungsi.

Bagian 2 - Mulai dari Cell

Cell pada suatu worksheet

Setelah membahas kelebihan Excel, sudah saatnya kita langsung coba bekerja dengan Excel yaitu dengan memulai dari Cell. 

Cell adalah elemen utama dan terkecil dari Excel, tempat dimana kita memasukkan data, baik itu data angka, teks, tanggal, dan rumus.

Memasukkan Data Angka, Teks dan Tanggal

1. Jalankan aplikasi Excel Anda.
2. Anda mendapatkan suatu file baru yang dinamakan workbook. Workbook ini terdiri dari beberapa ruang kerja yang disebut worksheet.  Anda hanya dapat bekerja dengan sebuah worksheet pada suatu saat. Setiap worksheet yang terdiri dari kumpulan banyak cell seperti kisi-kisi kawat.
3. Ada 2 jenis cell di worksheet tersebut, yaitu active cell (cell yang saat ini aktif sebagai posisi kursor kita, dan bisa kita isi) dan cell biasa.
   
   
4. Dengan posisi cell saat ini, coba ketikkan angka 25000 kemudian tekan tombol Enter.
   
   Perhatikan, bahwa active cell akan turun ke bawah dan posisi cell sebelumnya telah terisi dengan angka 25000. Dengan demikian, Anda baru saja memasukkan data bertipe angka.
   
   
5. Sekarang, coba ketikkan teks Belajar dan tekan tombol Enter. Terlihat hasilnya sebagai berikut. Data yang baru saja dimasukkan adalah bertipe teks. 
   
   
   Perhatikan, adakah perbedaan antara isi kedua cell yang telah kita masukkan ?  Pada cell pertama terlihat isinya rata kanan, sedangkan  pada cell kedua isinya rata kiri bukan ?
   
6. Active cell dapat kita gerakkan ke posisi yang kita inginkan. Cobalah geser cell dengan menggunakan tombol panah di keyboard Anda sehingga menempati posisi di sebelah angka 25000.
   
   
7. Sekarang kita akan coba isikan data tanggal, misalkan 17 Agustus 2012. Ketik 08/17/2012 pada active cell saat ini dan tekan Enter. Isi cell akan rata kanan, seperti halnya data angka.
   
   

Alamat Cell (Cell Address)

Kita telah mengisi cell pada berbagai tempat. Nah, cell-cell tersebut sebenarnya memiliki alamat sebagai referensi kita ketika ingin bekerja lebih lanjut.

Perhatikan pada bagian atas cell yang telah kita masukkan ada header kolom dengan tulisan alfabet "A", "B", "C", dan seterusnya. Sedangkan pada bagian ujung kiri cell ada header baris dengan angka "1","2","3", dan seterusnya.

Inilah yang akan menjadi acuan penamaan alamat, dengan format berikut : KOLOMBARIS. Untuk memperjelas, mari kita lihat contoh berikut :

• Angka 25000 kita masukkan pada cell pertama,  atau lebih tepatnya pada cell pada kolom dan baris pertama worksheet kita. Maka alamat cell tersebut adalah A1 (A adalah posisi kolom pertama, sedangkan 1 adalah posisi baris pertama).
• Teks Belajar kita masukkan pada cell kedua,  atau lebih tepatnya pada cell pada kolom pertama tetapi di baris kedua worksheet kita. Maka alamat cell tersebut adalah A2 (A adalah posisi kolom pertama, sedangkan 2 adalah posisi baris kedua).
• Tanggal 8/17/2012 kita masukkan pada cell ketiga,  atau lebih tepatnya pada cell kolom kedua dan baris pertama worksheet kita. Maka alamat cell tersebut adalah B1 (B adalah posisi kolom kedua, sedangkan 1 adalah posisi baris pertama).

Dengan penamaan tersebut, tiap cell tentu memiliki alamat cell yang unik. Gambar berikut menunjukkan posisi active cell pada alamat C4 (kolom ketiga, baris keempat).

Menimpa Isi Cell

1. Isi cell yang telah kita isikan dapat kita ganti dengan isi baru. Cobalah arahkan active cell ke alamat A2.
   
   
2. Ketik angka 30000 dan tekan Enter. Isi cell sebelumnya telah diganti.
   
   

Menyimpan File Workbook 

Setiap aktivitas pengisian data kita tentu perlu dilindungi dengan cara menyimpan hasil kerja kita dalam bentuk file workbook. File ini memiliki ektensi xls, atau xlsx untuk versi 2007 ke atas.

Untuk menyimpan pilih menu File | Save atau menggunakan shortcut CTRL + S. 

Dialog penyimpanan file akan muncul, dan simpanlah dengan nama BelajarExcel.xls. File ini akan kita gunakan lagi pada bagian tutorial berikutnya.

Kesimpulan

Pada bagian kedua ini, Anda telah diperkenalkan beberapa konsep berikut :

1. Workbook adalah istilah untuk file Excel.
2. Worksheet sebagai ruang kerja utama Excel. Terdiri dari banyak kumpulan cell.
3. Cell adalah elemen utama, tempat kita memasukkan data di Excel.
4. Active Cell, adalah cell yang sedang aktif - dapat diisi oleh kita saat ini.
5. Alamat Cell, adalah cara penamaan cell dengan format KOLOMBARIS yang dapat menunjukkan posisi cell di worksheet kita.

Dengan konsep dasar ini mari kita melangkah ke bagian 3.

Bagian 1 - Apa dan Kenapa Excel?

Apa itu Excel? 

Microsoft Office Excel atau sering disebut Excel adalah software spreadsheet atau aplikasi pengolah data yang paling populer digunakan di dunia saat ini.

Dengan kemudahan penggunaan dan kehandalannya dalam melakukan perhitungan data, Excel tidak memiliki manfaat yang sangat banyak dan berguna bagi banyak perusahaan. Bahkan sampai saat ini, hampir tidak ada kantor di dunia yang tidak menggunakan Excel.

Berbagai Manfaat Excel

1. Menyimpan, Mengolah dan Menganalisa Data Angka: Kita dapat menggunakan Excel untuk memasukkan data kas, membuat laporan keuangan , menghitung angsuran pinjaman, merencanakan anggaran, analisa berbagai laporan dalam bentuk pivot, dan lain-lain.
   
   
2. Membuat Grafik dan Diagram: Excel dapat kita gunakan untuk membuat chart yang sangat ekspresif seperti line chart, bar chart, pie chart, spark lines, dll. Komponen ini ditambah berbagai diagram visual yang dapat menjelaskan data dan proses dengan lebih baik.
   
   
3. Mengimpor Data dari Sumber Lain: Anda ingin mengambil data dari text file ? Atau file DBF dari aplikasi Clipper Anda ? Atau database dari software populer seperti MySQL atau MSSQL ? Anda dapat melakukannya dengan mudah di Excel.
   
   
4. Membuat Form dan Aplikasi Kompleks: Untuk tingkat lanjut, Excel dapat dikembangkan dengan form data yang user-friendly dan yang memiliki fungsi tambahan seperti otomatisasi, mengimpor halaman web, dan mengirim email secara otomatis. Hal ini dimungkinkan karena  adanya macro dan script programming VBA.
   
   

Nah, semoga sudah terbayangkan oleh Anda kemampuan Excel yang luar biasa ini. Meluangkan waktu untuk mempelajarinya adalah salah satu investasi terbaik bagi karir Anda. Klik tombol di bawah ini untuk melanjutkan ke bagian pertama tutorial.

Belajar Excel bagi Pemula

• Bagian 1 - Apa dan Kenapa Excel ?
• Bagian 2 - Mulai dari Cell
• Bagian 3 - Bekerja Lebih Lanjut dengan Cell
• Bagian 4 - Menggunakan Rumus dan Fungsi
• Bagian 5 - Merapikan Worksheet
• Bagian 6 - Penutup

Artikel Tutorial dan Tips Excel 2007

1. Rumus / Formula pada Excel 2007
2. Merubah Tampilan PivotTable Excel 2007 Menyerupai Excel 2003
3. ADDRESS: Mengambil Teks Alamat Cell berdasarkan Kolom dan Baris
4. Apa itu Array Formula pada Excel ?
5. Menggunakan Fungsi VLookup Pada Excel 2007
6. Contoh Penggunaan Fungsi SumIF
7. Penggunaan Fungsi IF pada Excel
8. Menghitung Rata-rata dengan Average
9. PivotTable 2007
1. PivotTable Dasar
2. Filter pada PivotTable
3. Calculated Field vs Calculated Item di Pivot Table
10. Penggunaan Fungsi Index dan Match pada Excel 2007
11. ADDRESS: Mengambil Teks Alamat Cell berdasarkan Kolom dan Baris
12. Membuat Grafik Batang pada Excel 2007
13. Mengaktifkan Solver di MS Excel 2007
14. Proteksi Worksheet Excel 2007 dengan Password
15. Import Data Access MDB ke dalam Excel 2007
16. Koneksi ke Database MySQL dari Excel 2007
17. Penggunaan Rumus pada Excel 2007
18. Format Angka Fraction pada Excel 2007
19. Proteksi Worksheet Excel 2007 dengan Password
20. Mengaktifkan Tab Developer pada Ribbon Excel 2007
21. Menggunakan Freeze Panes pada Excel 2007

Artikel Tutorial dan Tips Excel 2010

1. Menggunakan Sparklines pada Excel 2010

Daily Tips - Excel

1. 3 Penggunaan Status Bar pada Excel 2007
2. 3 Teknik Pemilihan Cell dan Range yang "WOW"
3. Format Angka Rupiah pada Excel 2007
4. 5 Shortcut Excel 2007 yang Perlu Anda Ketahui
5. 4 Pewarnaan "Instan" pada Excel 2007
6. Import Data CSV ke Excel 2007

Daily Tips Office 2007

1. Apa itu View pada Microsoft Project 2007?
2. Memunculkan Heading yang "hilang" dari Quick Styles Word 2007
3. Setting Multi Kolom pada Word 2007
4. Menggunakan Animasi pada MS PowerPoint 2007
5. Merubah Master Slide pada PowerPoint 2007
6. Page Setup di Word 2007
7. Word 2007: Membuat Daftar Isi dari File Word Lain
8. Tips: Setting Hari Libur pada MS Project 2007

Setting Multi Kolom pada Word 2007

Banyak orang yang saat ini masih suka membaca tulisan dengan format surat kabar, dimana tulisan dipecah menjadi kolom-kolom lebih kecil yang mudah dibaca dan diikuti.

Nah, buat Anda yang sering bekerja dengan Word 2007, pembuatan format multi kolom ini sangat mudah, ringkas dan cepat dilakukan. 

Mari kita ikuti caranya sebagai berikut :

1. Buka dokumen yang ingin Anda format pada Word 2007.
2. Klik menu ribbon Page Layout | Columns.
   
   
3. Akan keluar pilihan sebagai berikut :
• One, Two, atau Three : untuk melakukan pemisahan kolom dengan panjang text dibagi merata, masing-masing untuk 1, 2 atau 3 kolom.
• Left dan Right : digunakan untuk membagi kolom menjadi 2 yang cenderung lebih lebar pada sisi kolom kanan atau kiri.
4. Dengan daftar tersebut, mari kita ambil Two sebagai pilihan kita. Tulisan kita akan dibagi dua secara merata, seperti terlihat pada gambar berikut.
   
   
5. Sekarang cobalah memilih kembali menu tersebut untuk pengaturan Right, hasilnya terlihat sebagai berikut. Terlihat bahwa lebar kolom kanan lebih kecil daripada yang kiri.
   
   
6. Selesai.

Import Data CSV ke Excel 2007

CSV adalah file teks dengan isinya beruap data teks yang dipisahkan oleh tanda koma untuk setiap kolom. Struktur ini sesuai dengan singkatan nama CSV yaitu comma separated file.

Contoh isi file CSV adalah sebagai berikut:

"kode_produk","nama_produk","kode_kategori","nama_kategori",unit,"kode_satuan"

"PROD-0000001","bawang merah 1kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

"PROD-0000002","bawang putih 1 kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

Contoh di atas menunjukkan bahwa file tersebut terdiri dari 6 kolom dan 2 baris data, tiap kolom data dipisahkan dengan tanda koma.

Dengan perkembangan pemanfaatan format sederhana ini, pemisah tidak hanya berupa tanda koma tetapi sudah menggunakan berbagai tanda baca atau simbol lain seperti titik koma, spasi, tab, dan lain-lain. Walupun format file sudah tidak menggunakan koma tapi masih tetap disebut dengan file CSV.

Jika Anda ingin mengimpor data-data berformat ini ke Excel 2007 maka sangat gampang. Untuk file yang berformat pemisah koma, Anda bisa langsung membukanya di Excel tanpa kesulitan berarti. Bagaimana dengan pemisah tanda baca lainnya.

Berikut akan ditunjukkan langkah demi langkah pembukaan file CSV dengan pemisah berupa tab.

1. Download contoh file data_produk_tab_delimited.csv. File tersebut merupakan file master produk dengan pemisah tab (lihat gambar).
   
   
   
   
2. Buka file tersebut dengan aplikasi Excel 2007. Terlihat data tidak menempati kolom-kolom seperti seharusnya.
   
   
3. Pilih semua data tersebut atau tekan tombol CTRL+SHIFT+*
4. Pilih menu ribbon Data | Text to Columns.
   
   
5. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 1 of 3" pilih Delimited dan tekan tombol Next.
   
   
6. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 2 of 3", masukkan rincian pilihan berikut sebelum klik tombol Next :
   
   
• Delimiters     : Tab
• Text Qualifier : "
• Perhatikan Data preview untuk melihat hasil pemisahan kolom apakah sudah benar atau tidak?
7. Langkah terakhir yaitu pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 3 of 3", kita dapat memasukkan tipe data yang sesuai untuk kolom yang dipilih. Apakah kolom itu akan dianggap sebagai text, tanggal, atau angka, ditentukan dari step ini.
   
   
8. Klik tombol Finish.
9. Data CSV Anda telah diimpor dan dipisahkan ke berbagai sesuai keinginan Anda.
   
   
10. Selesai.

Demikian tips hari ini mengenai masalah quick style di Word 2007. Semoga bermanfaat bagi Anda, dan silahkan dibagikan dengan bebas kepada rekan, keluarga maupun sahabat Anda yang mungkin mengalami masalah yang sama.

~~ Terima Kasih ~~

Memunculkan Heading yang "hilang" dari Quick Styles Word 2007

Pernahkah Anda mengalami kepanikan karena item-item style heading yang biasanya ada di daftar Quick Styles tiba-tiba hilang ?

Saya pernah !

Dan ini terjadi karena pengalaman saya yang awam menggunakan Word 2007, dimana kita masih beradaptasi dengan berbagai "pernak pernik" yang terdapat pada Ribbon -  dan sebelumnya tidak ada pada versi Word 2003.

Jika Anda mengalami hal yang sama, maka jangan panik. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk memunculkan kembali item style yang "hilang" tersebut :

1. Pada tab Home, klik launcher atau dialog expander dari grouping Styles.
   
   €
2. Pada dialog pulldown yang muncul, klik icon Manage Styles.
   
   
3. Pada bagian Select a style to edit dari dialog, pilih style yang ingin Anda munculkan kembali kemudian klik tombol Modify.
   
   
   
4. Pada dialog Modify Style yang muncul, klik checkbox Add to Quick Style list.
   
   
   
5. Klik tombol OK.
6. Klik tombol OK lagi.
7. Heading style yang sebelumnya "hilang" telah dimunculkan kembali.
   
   

Demikian tips hari ini mengenai masalah quick style di Word 2007. Semoga bermanfaat bagi Anda, dan silahkan dibagikan dengan bebas kepada rekan, keluarga maupun sahabat Anda yang mungkin mengalami masalah yang sama.

~~ Terima Kasih ~~