Menggunakan Rule dengan Formula pada Conditional Formatting


Pada artikel sebelumnya, ditunjukkan bagaimana memberi pewarnaan dengan conditional formatting. Spektrum warna pada artikel tersebut ditentukan oleh Excel berdasarkan perbandingan otomatis. Rule ini tentunya tidak cocok untuk banyak kondisi.

Melalui artikel ini, penulis akan menunjukkan contoh bagaimana membuat dan mengelola rule yang banyak digunakan, yaitu menggunakan formula untuk mewarnai cell kita. Untuk contoh kasusnya adalah membandingkan antara nilai aktual penjualan dibandingkan dengan target yang ingin dicapai.

Berikut adalah langkah-langkahnya:
  1. Download file contoh sales_vs_target.xlsx dari link http://goo.gl/tjs7B2.
  2. Jalankan aplikasi Microsoft Excel 2010, buka file yang telah di-download tersebut.
  3. Pada Sheet 1 terdapat data dengan tampilan sebagai berikut.



    Data tersebut adalah data penjualan dari tiga kategori produk (Buah, Makanan & Minuman, Sayur-Sayuran) selama dua semester. Sementara itu terdapat juga target penjualan untuk tiap semester.
  4. Dari data tersebut, kita akan memberi dua warna, yaitu hijau dan merah pada kolom penjualan dari kedua semester. Hijau apabila target tercapai, tetapi merah apabila target tidak tercapai.
  5. Dengan mouse dan tombol CTRL, pilih dua range yang B3:B5 serta D3:D5 seperti tampak pada gambar berikut.

  6. Pada ribbon tab Home, klik Conditional Formatting | Manage Rules.

  7. Pada dialog Conditional Formatting Rules Manager, klik tombol New.

  8. Pada dialog New Formatting Rule dan pada daftar Select a Rule Type, pilih Use a formula to determine which cells to format.

  9. Pada bagian Edit the Rule Description | Format values where this formula is true: ketik manual formula berikut:

    B3>=C3

  10. Setelah itu klik tombol Format. Pada dialog Format Cells yang muncul, klik tab Fill. Pilih warna hijau untuk Background Color. Klik tombol OK.

  11. Dialog New Forma Rule sekarang akan terlihat seperti gambar berikut.

  12. Klik tombol OK untuk menutup dialog.
  13. Sekarang terdapat tambahan satu rule pada Conditional Formatting Rules Manager. Namun, perhatikan pada rule tersebut apakah yang terisi sesuai dengan yang kita isikan sebelumnya, yaitu B3 >= C3. Pada kasus penulis, rule tidak terisi seperti itu (terlihat pada gambar berikut).

  14. Untuk memperbaiki ini, klik tombol Edit Rule dan isikan kembali formula =B3 >= C3 dan klik tombol OK. Kali ini rulenya telah benar.

  15. Ulangi langkah 7 s/d 14 untuk rule berikut dengan format warna merah.

    =B3 < C3

    Hasil akhir tambahan rule tersebut akan tampak sebagai berikut.

  16. Klik tombol Apply, cell-cell yang kita pilih pada langkah no. 5 akan di-format sesuai kondisi rule-rule yang kita masukkan.

  17. Selesai.

Pewarnaan dengan Conditional Formatting pada Excel 2010


Seperti namanya, conditional formatting adalah satu fitur pada Excel 2007 ke atas yang digunakan untuk melakukan format pada range dari cell berdasarkan kondisi tertentu, sebagai contoh:
  • Mewarnai cell dengan hijau, kuning dan merah berdasarkan nilai tertentu.
  • Memberikan intensitas spektrum warna sesuai dengan rentang nilai.
Melalui artikel ini, mari kita coba fitur ini dengan contoh pewarnaan sederhana sebagai berikut:
  1. Download file contoh summary_penjualan.xlsx dari link http://goo.gl/awgyIB.
  2. Jalankan aplikasi Microsoft Excel 2010, buka file yang telah di-download tersebut.
  3. Pada Sheet 1 terdapat data dengan tampilan sebagai berikut. Klik pada gambar untuk memperbesar tampilannya.



    Contoh data ini menunjukkan penjualan dari buah-buahan, makanan dan sayur-sayuran dari bulan ke bulan.
  4. Kita akan coba melihat perbandingan penjualan dari seluruh bulan dan dari seluruh kategori. Pilih range B3:M5.

  5. Pada ribbon tab Home, klik Conditional Formatting pada group Styles.

  6. Lanjutkan dengan mengarahkan pilihan ke Color Scales | Red - Yellow - Green Color Scale

  7. Hasilnya akan terlihat pada gambar berikut, dimana nilai penjualan sangat jelas terbagi berdasarkan nilai penjualannya. Buah-buahan selalu menempati nilai tertinggi (merah), diikuti Sayur-sayuran (kuning) dan terakhir Makanan dan Minuman (hijau).

  8. Dari hasil pewarnaan tersebut, untuk dilakukan analisa terasa kurang "menggigit". Cobalah ulangi langkah pewarnaan di atas tapi pemilihan range hanya untuk tiap baris kategor, yaitu berturut range B3:M3, B4:M4 dan B5:M5.

    Jika semua berjalan lancar, maka hasilnya akan terlihat seperti tampilan berikut.



    Terlihat penjualan yang mendominasi ada pada bulan 10, dimana semua warna hampir mendekati merah.
  9. Selain warna, sebenarnya conditional formatting ini juga bisa menggunakan indikator lain seperti panjang bar berwarna dengan Data Bars dan gambar menggunakan Icon Sets.

    Cobalah blok bari Grand Total, yaitu range B6:M6. Kemudian dari menu Conditional Formatting |  Icon Sets, dan pilih 3 Signs.

  10. Sebagian hasilnya akan terlihat seperti pada gambar berikut. Perhatikan gambar bulat hijau menandakan penjualan terbaik, yaitu di bulan 3, 7, 8 dan 10.

  11. Sekarang hilangkan format warna yang telah kita buat dengan cara mengklik menu Conditional Formatting | Clear Rules, dan pilih Clear Rules from Entire Sheet.
  12. Selesai.
Demikian artikel pewarnaan sederhana dengan conditional formatting ini penulis buat, pada artikel lainnya akan ditunjukkan bagaimana menggunakan berbagai rule untuk melakukan formatting yang lebih terarah. Semoga bermanfaat.

Launching E-BOOK EIUG: Form Entry Sederhana dengan Excel VBA

Pengunjung BelajarExcel.info Yang Saya Hormati, Pada tanggal 14 Juni 2014,Excel Indonesia User Group (EIUG) yang merupakan salah satu k...