Cara Membuat File CSV dengan Excel 2010

File CSV (Comma Separated Value) adalah file teks yang sering diminta oleh berbagai pihak untuk kepentingan laporan dan juga untuk dijadikan input bagi sistem lain.

Bagaimana cara menghasilkan file tersebut di Excel? Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Download dan buka file Target_Penjualan_PHI_Minimart.xls dengan aplikasi Excel.
   
   

   

   File Excel Sumber (klik untuk memperbesar)
2. Klik tab File.
3. Klik menu Save As.
4. Pada dialog Save As, masukkan nama file dan pada entri Save As Type pilih CSV (Comma delimited) (*csv). Klik tombol Save.
   
   
5. Buka file yang telah Anda save tadi dengan Notepad, hasilnya akan terlihat seperti pada screenshot berikut.
   

   

   Hasil CSV (klik untuk memperbesar)

6. Selesai.

Import Data CSV ke Excel 2007

CSV adalah file teks dengan isinya beruap data teks yang dipisahkan oleh tanda koma untuk setiap kolom. Struktur ini sesuai dengan singkatan nama CSV yaitu comma separated file.

Contoh isi file CSV adalah sebagai berikut:

"kode_produk","nama_produk","kode_kategori","nama_kategori",unit,"kode_satuan"

"PROD-0000001","bawang merah 1kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

"PROD-0000002","bawang putih 1 kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

Contoh di atas menunjukkan bahwa file tersebut terdiri dari 6 kolom dan 2 baris data, tiap kolom data dipisahkan dengan tanda koma.

Dengan perkembangan pemanfaatan format sederhana ini, pemisah tidak hanya berupa tanda koma tetapi sudah menggunakan berbagai tanda baca atau simbol lain seperti titik koma, spasi, tab, dan lain-lain. Walupun format file sudah tidak menggunakan koma tapi masih tetap disebut dengan file CSV.

Jika Anda ingin mengimpor data-data berformat ini ke Excel 2007 maka sangat gampang. Untuk file yang berformat pemisah koma, Anda bisa langsung membukanya di Excel tanpa kesulitan berarti. Bagaimana dengan pemisah tanda baca lainnya.

Berikut akan ditunjukkan langkah demi langkah pembukaan file CSV dengan pemisah berupa tab.

1. Download contoh file data_produk_tab_delimited.csv. File tersebut merupakan file master produk dengan pemisah tab (lihat gambar).
   
   
   
   
2. Buka file tersebut dengan aplikasi Excel 2007. Terlihat data tidak menempati kolom-kolom seperti seharusnya.
   
   
3. Pilih semua data tersebut atau tekan tombol CTRL+SHIFT+*
4. Pilih menu ribbon Data | Text to Columns.
   
   
5. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 1 of 3" pilih Delimited dan tekan tombol Next.
   
   
6. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 2 of 3", masukkan rincian pilihan berikut sebelum klik tombol Next :
   
   
• Delimiters     : Tab
• Text Qualifier : "
• Perhatikan Data preview untuk melihat hasil pemisahan kolom apakah sudah benar atau tidak?
7. Langkah terakhir yaitu pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 3 of 3", kita dapat memasukkan tipe data yang sesuai untuk kolom yang dipilih. Apakah kolom itu akan dianggap sebagai text, tanggal, atau angka, ditentukan dari step ini.
   
   
8. Klik tombol Finish.
9. Data CSV Anda telah diimpor dan dipisahkan ke berbagai sesuai keinginan Anda.
   
   
10. Selesai.

Demikian tips hari ini mengenai masalah quick style di Word 2007. Semoga bermanfaat bagi Anda, dan silahkan dibagikan dengan bebas kepada rekan, keluarga maupun sahabat Anda yang mungkin mengalami masalah yang sama.

~~ Terima Kasih ~~