Import Data CSV ke Excel 2007

CSV adalah file teks dengan isinya beruap data teks yang dipisahkan oleh tanda koma untuk setiap kolom. Struktur ini sesuai dengan singkatan nama CSV yaitu comma separated file.

Contoh isi file CSV adalah sebagai berikut:

"kode_produk","nama_produk","kode_kategori","nama_kategori",unit,"kode_satuan"

"PROD-0000001","bawang merah 1kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

"PROD-0000002","bawang putih 1 kg","KTG-003","Sayur-Sayuran", 1,"kg"

Contoh di atas menunjukkan bahwa file tersebut terdiri dari 6 kolom dan 2 baris data, tiap kolom data dipisahkan dengan tanda koma.

Dengan perkembangan pemanfaatan format sederhana ini, pemisah tidak hanya berupa tanda koma tetapi sudah menggunakan berbagai tanda baca atau simbol lain seperti titik koma, spasi, tab, dan lain-lain. Walupun format file sudah tidak menggunakan koma tapi masih tetap disebut dengan file CSV.

Jika Anda ingin mengimpor data-data berformat ini ke Excel 2007 maka sangat gampang. Untuk file yang berformat pemisah koma, Anda bisa langsung membukanya di Excel tanpa kesulitan berarti. Bagaimana dengan pemisah tanda baca lainnya.

Berikut akan ditunjukkan langkah demi langkah pembukaan file CSV dengan pemisah berupa tab.

1. Download contoh file data_produk_tab_delimited.csv. File tersebut merupakan file master produk dengan pemisah tab (lihat gambar).
   
   
   
   
2. Buka file tersebut dengan aplikasi Excel 2007. Terlihat data tidak menempati kolom-kolom seperti seharusnya.
   
   
3. Pilih semua data tersebut atau tekan tombol CTRL+SHIFT+*
4. Pilih menu ribbon Data | Text to Columns.
   
   
5. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 1 of 3" pilih Delimited dan tekan tombol Next.
   
   
6. Pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 2 of 3", masukkan rincian pilihan berikut sebelum klik tombol Next :
   
   
• Delimiters     : Tab
• Text Qualifier : "
• Perhatikan Data preview untuk melihat hasil pemisahan kolom apakah sudah benar atau tidak?
7. Langkah terakhir yaitu pada dialog "Convert Text to Column Wizard - Step 3 of 3", kita dapat memasukkan tipe data yang sesuai untuk kolom yang dipilih. Apakah kolom itu akan dianggap sebagai text, tanggal, atau angka, ditentukan dari step ini.
   
   
8. Klik tombol Finish.
9. Data CSV Anda telah diimpor dan dipisahkan ke berbagai sesuai keinginan Anda.
   
   
10. Selesai.

Demikian tips hari ini mengenai masalah quick style di Word 2007. Semoga bermanfaat bagi Anda, dan silahkan dibagikan dengan bebas kepada rekan, keluarga maupun sahabat Anda yang mungkin mengalami masalah yang sama.

~~ Terima Kasih ~~

Memunculkan Heading yang "hilang" dari Quick Styles Word 2007

Pernahkah Anda mengalami kepanikan karena item-item style heading yang biasanya ada di daftar Quick Styles tiba-tiba hilang ?

Saya pernah !

Dan ini terjadi karena pengalaman saya yang awam menggunakan Word 2007, dimana kita masih beradaptasi dengan berbagai "pernak pernik" yang terdapat pada Ribbon -  dan sebelumnya tidak ada pada versi Word 2003.

Jika Anda mengalami hal yang sama, maka jangan panik. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk memunculkan kembali item style yang "hilang" tersebut :

1. Pada tab Home, klik launcher atau dialog expander dari grouping Styles.
   
   €
2. Pada dialog pulldown yang muncul, klik icon Manage Styles.
   
   
3. Pada bagian Select a style to edit dari dialog, pilih style yang ingin Anda munculkan kembali kemudian klik tombol Modify.
   
   
   
4. Pada dialog Modify Style yang muncul, klik checkbox Add to Quick Style list.
   
   
   
5. Klik tombol OK.
6. Klik tombol OK lagi.
7. Heading style yang sebelumnya "hilang" telah dimunculkan kembali.
   
   

Demikian tips hari ini mengenai masalah quick style di Word 2007. Semoga bermanfaat bagi Anda, dan silahkan dibagikan dengan bebas kepada rekan, keluarga maupun sahabat Anda yang mungkin mengalami masalah yang sama.

~~ Terima Kasih ~~

3 Teknik Pemilihan Cell dan Range yang "WOW"

Apa kegiatan sehari-hari yang paling banyak Anda lakukan dengan Excel ? Hampir pasti salah satunya adalah memilih cell ataupun range untuk diolah lebih lanjut (cell / range selection).

Tips berikut menunjukkan / mengulas / menyajikan 3 teknik pemilihan cell yang mungkin jarang Anda gunakan tapi akan mempengaruhi produktivitas Anda dengan cukup signifikan.

1. Seluruh Kolom / Baris

Pada rumus Excel, kita dapat memilih referensi terhadap seluruh baris atau kolom dengan gampang dan singkat, yaitu :

• menggunakan referensi range titik dua ( : ).
• menghilangkan bagian alamat kolom jika memilih seluruh baris, dan sebaliknya menghilangkan referensi baris untuk pemilihan seluruh kolom.

Sebagai contoh, untuk menjumlahkan nilai seluruh baris yang terdapat pada kolom C maka kita menuliskan rumusnya sebagai berikut :

=sum(C:C)

Menjumlahkan nilai seluruh baris pada kolom C

Dan untuk menjumlah nilai seluruh kolom pada baris ketiga (3) kita menggunakan rumus sebagai berikut :


=sum(3:3)

2. Go To Special

Go To Special adalah menu khusus pada Excel yang dapat digunakan untuk memilih cell berdasarkan tipe dan kriteria khusus. Misalkan kita ingin memilih cell yang hanya memiliki formula, nilai angka, conditional format, dan lain-lain.

Dialog Go To Special

Untuk memunculkan kotak dialog Go To Special ada dua cara pada Excel 2007, yaitu :

• Pada Ribbon, klik menu Home | Find & Select | Go To Special.
• Dengan memunculkan dialog Go To (CTRL + G) dan menekan tombol Special.

Sebagai contoh, untuk memilih nilai angka pada worksheet kita maka lakukan langkah-langkah berikut :

• Munculkan dialog Go To Special sesuai petunjuk sebelumnya.
• Pilih Constants | Numbers, dan klik OK.

Pemilihan Constants | Numbers pada kotak dialog Go To Special

Selain itu, pada daftar menu Find & Select juga terdapat pilihan shortcut dari beberapa tipe selection yang bisa langsung digunakan tanpa masuk ke kotak dialog Go To Special , yaitu Formulas, Comments, Conditional Formatting, Constants dan Data Validation.

Shortcut Go To Special

3. Multi-Sheet Group Selection

Pada Excel, Anda dapat memilih area yang sama pada lebih dari 1 sheet yang diinginkan- misalkan untuk mengganti warna header - dengan mudah tanpa harus berpindah ke tiap sheet tersebut.

Ini dinamakan Group selection yang terdiri dari beberapa sheet (multi sheet).

Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan hal tersebut :

• Pilh cell-cell yang Anda inginkan.
• Tekan tombol CTRL atau SHIFT, dan klik sheet-sheet yang Anda inginkan.
  
  
  
  Perhatikan pada title bar akan muncul teks [Group] yang menandakan bahwa area cell yang sama beberapa sheet telah dipilih.
  
  
• Lakukan bulk editing seperti copy-paste atau mengganti format pada area cell salah satu sheet pada group. Ini akan berpengaruh ke seluruh sheet yang terdapat pada group tersebut.

~~ Selesai ~~

4 Pewarnaan "Instan" pada Excel 2007

Anda tentunya sering melihat suatu worksheet Excel yang "dihiasi" dengan berbagai warna menarik, digunakan sebagai indikator atau penanda.

Penandaan dengan warna membuat kita memperhatikan data secara lebih intuitif dan cepat, misalkan :

• angka negatif dengan warna merah sebagai peringatan kepada kita.
• range nilai dengan intensitas warna yang berbeda, sehingga kita dapat memfokuskan diri kita pada kelompok data tertentu.
• warna kontras untuk bagian header dan footer suatu tabel.
• dan lain-lain.

Contoh tampilan data yang telah diformat dengan berbagai warna terllihat seperti pada gambar di atas.

Pada tips kali ini akan ditunjukkan 4 dari banyak cara, yang bisa dilakukan dengan langsung dan instan dari Ribbon Home.

Format Warna Font

Ini mungkin format warna yang paling sering Anda gunakan. Kelompok pada tab Home yang dapat Anda gunakan adalah Font seperti terlihat pada contoh screenshot berikut.

Warna pada grouping Font pada tab Home

Format Warna Table

Pada Excel 2007, diperkenalkan konsep table yang sangat membantu dalam penggunaan range data yang advanced.

Terkait dengan format warna untuk table ini, pada grouping Styles kita dapat memilih berbagai skema format warna yang menarik, dimana tiap row yang terpisah memiliki warna yang berbeda (alternating colors).

Format Table untuk memberikan efek pewarnaan selang seling (alternating colors)
(klik pada gambar untuk memperbesar)

Angka Custom Format

Biasanya data yang memiliki angka negatif ingin Anda berikan warna merah - atau warna lain yang mencolok, hal ini dapat Anda lakukan dengan fasilitas custom format yang ada pada grouping Number.

Pewarnaan merah untuk angka desimal negatif
(klik pada gambar untuk memperbesar)

Conditional Formatting 

Pada saat menghitung performa / kinerja berdasarkan persentase angka atau range angka, kita ingin memberi warna intensitas. Anda dapat dengan mudah menggunakan Conditional Formatting yang ada pada grouping Styles dengan berbagai pilihan skema.

Conditional Formatting untuk memberi indikator intensitas persentase yang berbeda
(klik pada gambar untuk memperbesar)

Pada contoh gambar di atas, intensitas warna akan condong ke kuning bila persentasenya makin mengecil dan akan menjadi semakin hijau bila nilai persentase semakin besar.

5 Shortcut Excel 2007 yang Perlu Anda Ketahui

Tidak dipungkiri lagi kalau penggunaan shortcut key sangat membantu kita dalam mempercepat selesainya pekerjaan kita. Contoh shortcut yang paling sering digunakan mungkin adalah CTRL + C (Copy) dan CTRL + P (Paste).

Bagaimana dengan shortcut lain pada Excel 2007 ? Berikut adalah 5 shortcut pada Excel 2007 yang wajib Anda ketahui.

ALT

Cobalah menekan tombol ALT cukup lama pada worksheet Excel 2007 dan lepaskan. Hasilnya akan muncul kotak-kotak kecil dengan angka/huruf shortcut seperti terlihat pada gambar screenshot berikut.

Penekanan ALT Cukup Lama akan Menampilkan Kotak Kecil Shortcut Lanjutan

Fungsi shortcut ini adalah menampilkan lanjutan key yang bisa digunakan untuk mengakses menu pada toolbar maupun pada ribbon. Pada contoh  gambar di atas, ketika kita melanjutkan dengan tombol 2 maka akan menyimpan file (save).

CTRL + [SHIFT] + 0 dan CTRL + [SHIFT] + 9

Bagi Anda yang sering melakukan hide / unhide baik untuk kolom maupun baris maka shortcutnya adalah sebagai berikut :

• Menyembunyikan Kolom / Hide Column : CTRL + 0
• Menyembunyikan Baris / Hide Row  : CTRL + 9
• Menampilkan kembali Kolom / Unhide Column  : CTRL + SHIFT + (
• Menampilkan kembali Baris / Unhide Row  : CTRL + SHIFT + )

Kombinasi Key untuk Menampilkan dan Menyembunyikan Baris / Kolom

CTRL + `

Jika Anda memiliki banyak formula di worksheet, kadang Anda menjadi bingung mana cell yang memiliki formula dan mana yang tidak. Cobalah gunakan shortcut CTRL + ` secara berulang untuk menampilkan / menyembunyikan tampilan formula lengkap.

Kombinasi Key untuk Menampilkan dan Menyembunyikan Formula

CTRL + SHIFT + !

Gunakan shortcut ini jika Anda ingin memformat nilai angka dengan pemisah ribuan dengan 2 angka belakang desimal.

Hasil Format Angka Pemisah Ribuan dan Desimal

CTRL + SHIFT + *

Mungkin shortcut ini yang akan paling sering Anda gunakan. Kombinasi shortcut CTRL + SHIFT + * digunakan untuk mendeteksi dan memilih area range data yang sekelilingnya dibatasi sel kosong.

Gambar screenshot berikut menunjukkan posisi cell pada suatu worksheet, dan range yang dipilih setelah menggunakan shortcut ini.

Memilih Blok Cell yang memiliki Data dengan CTRL + SHIFT + *
(klik untuk memperbesar)

~~ Selesai ~~

Format Angka Rupiah pada Excel 2007

Tips kali ini menyangkut format cell pada Excel 2007 dimana kita akan merapikan tampilan angka dengan simbol rupiah (Rp) - seperti terlihat pada gambar di atas.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

1. Pilih range data angka yang ingin Anda format.
2. Pada tab Home | Number, klik Accounting dari pilihan drop down list.
   
   
3. Hasil yang akan muncul adalah angka dengan simbol dollar ($). Tentunya bukan ini yang kita harapkan, lanjutkan langkah berikutnya untuk memperbaiki hal ini.
4. Klik menu More Accounting Number Formats dari pilihan drop down $ seperti tampak pada gambar berikut.
5. Pada dialog yang muncul, pilih Rp Indonesian pada bagian entri Symbol. Klik tombol OK.
6. Hasil format sudah rapi dengan simbol mata uang Rp.
7. Selesai.

3 Penggunaan Status Bar pada Excel 2007

1. Menampilkan Data Summary (Auto Calculate)

Kita dapat menampilkan data summary - nilai rata-rata (average), jumlah cell (count), minimum, maksimum, dan jumlah nilai (sum) - secara otomatis pada range data yang kita pilih.

Dua gambar berikut menunjukkan contoh hasil summary pada status bar saat pemilihan data range.

Auto Calculate Summary - Single Column

Auto Calculate Summary - Matrix

2. Merubah Layout Tampilan (Layout Selector)

Pada status bar juga terdapat tiga icon kecil yang dapat kita gunakan untuk merubah layout ke salah satu pilihan berikut : Normal, Page Layout, dan Page Break Preview.

Berikut adalah contoh layout dari tiap pilihan menu icon tersebut.

Layout Selector
(klik pada gambar untuk memperbesar)

3. Merubah Ukuran Tampilan dengan Zoom Slider

Zoom Slider pada status bar digunakan untuk memperbesar (zoom in) dan memperkecil tampilan (zoom out). Gambar screenshot berikut menunjukkan contoh zoom 60% dan 120%.

Zoom Slider
(klik pada gambar untuk memperbesar)